Les coûts cachés des feuilles de calcul dans la production de rapports financiers pour les firmes de gestion de placements
Nous sommes à la fin du trimestre dans une société de gestion de placements. Le contrôleur exporte les données du grand livre, télécharge le fichier des mouvements de capitaux de l’administrateur du fonds, récupère les soldes bancaires et colle le tout dans le classeur Excel servant à produire les rapports aux investisseurs.
Les rapports sont transmis à temps et les chiffres sont justes. Le plus difficile est d’en prouver l’exactitude.
Dans bien des firmes de gestion de placements, on produit encore les rapports financiers de cette façon. Les feuilles de calcul comblent les lacunes du processus : elles font le lien entre le système comptable, l’administrateur du fonds, la banque et le format attendu par chaque investisseur.
Ce coût figure rarement au budget. Il se traduit par du temps de vérification, du travail à refaire et un risque qui augmente avec chaque nouveau fonds, chaque nouvelle entité ou chaque nouvelle demande de rapport.
Pourquoi les feuilles de calcul font partie du processus de production de rapports
Le recours aux feuilles de calcul répond généralement à des besoins légitimes.
Par exemple, un investisseur demande un format différent ou un conseil d’administration souhaite obtenir un rapport que le système comptable ne peut pas produire dans sa configuration actuelle.
Pour une firme qui gère un seul fonds et dont la structure est simple, un classeur bien connu de l’équipe et facile à adapter peut très bien convenir.
À mesure que la firme se développe, chaque nouveau fonds, chaque nouvelle entité ou chaque nouveau format de rapport ajoute un onglet, une formule et une étape de plus à ne pas oublier. Le même phénomène alourdit la clôture mensuelle, comme on l’explique dans notre article sur la comptabilité multi-entités.
Où s’accumulent les coûts cachés
L’exactitude d’un même rapport doit être démontrée à chaque cycle
Sans un suivi organisé des modifications, il est difficile de saisir les changements apportés à un classeur entre deux trimestres et de comprendre les raisons qui les sous-tendent.
Les réviseurs doivent de nouveau rapprocher les totaux de ceux du grand livre, revérifier les formules et comparer les nouveaux rapports aux précédents. L’expérience aide, mais il faut tout de même reprendre la vérification du début à chaque cycle.
Ce temps est rarement comptabilisé, si bien que le coût reste caché.
Des corrections peuvent rester hors du grand livre
Les échéances poussent à prendre des raccourcis.
Une correction de frais saisie directement dans le classeur permet de transmettre le rapport aux investisseurs à temps. Si personne ne comptabilise cette correction au grand livre, le trimestre suivant commence avec un solde erroné ou la correction est appliquée deux fois.
Lorsqu’un chiffre présenté dans un rapport ne peut être rattaché aux documents comptables, les auditeurs ont souvent besoin d’éléments probants supplémentaires, ce qui peut prolonger l’audit de fin d’exercice.
La gestion du classeur repose sur une seule personne
Les modalités relatives aux frais et à la distribution en cascade varient d’un fonds à l’autre. Pour un nouveau fonds, on part donc souvent d’une copie d’un classeur du fonds précédent.
Au fil du temps, les versions divergent : une formule est corrigée dans un fichier, mais pas dans un autre, si bien qu’une seule personne sait encore comment l’ensemble fonctionne.
Le contrôle repose alors entièrement sur cette personne.
Cette dépendance complique les remplacements pendant les absences et l’ajout d’un fonds dans des délais serrés. Elle constitue ainsi l’un des défis récurrents de la gestion financière en capital-investissement.
Quand faut-il cesser de produire un rapport à partir de feuilles de calcul ?
Il n’est pas nécessaire de renoncer complètement aux feuilles de calcul.
Commencez par les rapports récurrents destinés aux investisseurs, aux prêteurs, aux autorités de réglementation ou au conseil d’administration. Pour chacun, posez-vous quatre questions.
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Une autre personne pourrait-elle le produire ?
Si la personne responsable était absente à la fin du trimestre, un collègue pourrait-il produire le rapport en suivant les étapes documentées ? - Pouvez-vous retracer chaque ajustement ?
Pour chaque ajustement manuel, on devrait savoir qui l’a effectué, pour quelle raison et qui l’a approuvé. - Le rapport concorde-t-il avec le grand livre sans rapprochement manuel ?
Si le rapprochement du rapport avec le grand livre doit être effectué séparément à chaque cycle, ce rapport présente un risque. - Peut-il s’adapter aux changements ?
L’ajout d’un fonds, d’une entité ou d’un nouveau poste ne devrait pas obliger à réécrire des formules dans des délais serrés.
Un rapport destiné à l’externe pour lequel au moins deux réponses sont négatives constitue généralement un bon point de départ. Ces réponses vous aident aussi à évaluer un système de gestion financière selon le temps qu’il permettrait de gagner dans la révision des rapports, plutôt que selon sa liste de fonctionnalités.
Quels problèmes l’automatisation résout-elle réellement ?
L’automatisation de la production de rapports financiers renforce surtout le contrôle et la traçabilité.
Lorsque les autorisations et les ajustements sont directement intégrés au système comptable, les auditeurs ont un aperçu des modifications apportées et des raisons qui les sous-tendent. Dans Sage Intacct, par exemple, les écritures comptables peuvent nécessiter une approbation, les modifications sont consignées dans une piste d’audit et les rapports permettent d’accéder au détail des opérations à l’origine de chaque total.
Produire les rapports récurrents dans un logiciel comptable pour les firmes de gestion de placements permet au contrôleur, au réviseur et à l’auditeur de travailler à partir des mêmes données, plutôt que de copies transmises par courriel.
L’automatisation ne règle pas tout. Un logiciel ne remplace pas le jugement nécessaire pour interpréter une convention de société en commandite ou décider de ce qu’un rapport devrait présenter. Il ne garantit pas non plus que les fichiers de l’administrateur du fonds seront transmis à temps. Il faut aussi désigner un responsable de la correspondance des comptes, car un compte sans correspondance peut être omis d’un rapport sans que personne s’en aperçoive.
L’objectif n’est pas d’éliminer toutes les feuilles de calcul, mais de ne plus avoir à repartir de zéro pour produire les mêmes rapports à chaque cycle.
Gestion de placements : prouver l’exactitude des chiffres a aussi un coût
La plupart des rapports produits à partir de feuilles de calcul sont exacts. Le coût caché réside dans les efforts requis pour en démontrer l’exactitude, trimestre après trimestre, auprès de chaque réviseur, investisseur ou auditeur qui le demande.
L’enjeu n’est pas tant l’exactitude des chiffres que l’effort nécessaire pour la démontrer.
Foire aux questions
L’automatisation de la production de rapports financiers peut-elle éliminer les feuilles de calcul ?
Pas entièrement. Les feuilles de calcul restent utiles pour la modélisation et les analyses ponctuelles. L’automatisation apporte surtout des gains pour les rapports récurrents, dont les ajustements et les approbations peuvent être gérés directement dans le système comptable.
Les rapports produits à partir de feuilles de calcul présentent-ils un risque de non-conformité ?
Oui, dans certains cas. Le risque tient moins aux feuilles de calcul elles-mêmes qu’à ce qu’elles peuvent masquer : des ajustements non approuvés, des chiffres qui ne concordent pas avec le grand livre et une logique qu’une seule personne comprend. En matière de rapports financiers et de conformité, la traçabilité des chiffres compte autant que leur exactitude.
Quelles fonctionnalités de production de rapports rechercher dans un logiciel de gestion financière ?
Cherchez des fonctionnalités d’analyse par entité et par fonds, des processus d’approbation des écritures comptables, un suivi complet des audits, un accès au détail des transactions depuis les rapports et des importations de données fiables depuis les administrateurs de fonds et les banques. Demandez ensuite une démonstration de chacune de ces fonctionnalités à partir d’un rapport que votre équipe produit déjà.
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