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TOUT CE QU’IL FAUT SAVOIR LORSQUE QUICKBOOKS NE SUFFIT PLUS

QuickBooks fonctionne — jusqu’à ce qu’il ne suffise plus. Pour de nombreuses petites et moyennes entreprises ainsi que pour les organismes à but non lucratif, QuickBooks constitue une base accessible et fiable pour gérer les tâches financières quotidiennes.

Mais à mesure que l’organisation grandit, les processus financiers se complexifient, les exigences en matière de rapports s’intensifient et les limites du système deviennent de plus en plus évidentes.

Découvrez ce que signifie dépasser les capacités de QuickBooks — et comment franchir la prochaine étape avec clarté et confiance.

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Comment savoir quand il est temps de passer à une solution plus avancée que QuickBooks — et quoi faire ensuite

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VOTRE ORGANISATION EN CROISSANCE PEUT-ELLE TOUJOURS COMPTER SUR QUICKBOOKS ?

Si vous commencez à en douter, vous n’êtes pas seul.

À mesure que les opérations gagnent en complexité, les solutions de contournement manuelles, le manque de visibilité et les processus chronophages deviennent des obstacles à la croissance.

Cette page vous aide à évaluer si QuickBooks est toujours à la hauteur de vos besoins. Vous y découvrirez les signes à surveiller, les risques liés à une utilisation prolongée, ainsi que les avantages d’un système ERP ou d’une solution financière infonuagique conçue pour évoluer avec vous.

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POURQUOI LES ORGANISATIONS DÉPASSENT QUICKBOOKS

QuickBooks est une solution comptable d’entrée de gamme populaire auprès des PME et des OBNL. Toutefois, à mesure que les opérations gagnent en complexité, nombreuses sont les organisations qui constatent que QuickBooks ne répond plus à l’évolution de leurs besoins financiers.

FONCTIONNALITÉS LIMITÉES POUR LES ENTITÉS MULTIPLES

QuickBooks ne prend pas en charge de façon native les opérations multi-entités ou multi-sites. Les organisations doivent gérer plusieurs fichiers d’entreprise distincts et effectuer des consolidations manuelles, ce qui augmente les risques d’erreurs et ralentit la production des rapports.

VISIBILITÉ RESTREINTE

Le système n’offre que des rapports de base, sans tableaux de bord en temps réel ni analyses dimensionnelles. Les équipes financières peinent à évaluer la performance par service, par emplacement ou par gamme de produits, ce qui complique la prise de décisions stratégiques.

DÉPENDANCE EXCESSIVE À EXCEL

De nombreuses organisations utilisent Excel pour pallier les lacunes en matière de rapports et de prévisions. Cela entraîne des problèmes de gestion des versions, augmente le risque d’erreurs et nuit à l’efficacité — en particulier lors de la clôture de fin de mois ou des cycles de planification.

SYSTÈMES DÉCONNECTÉS

QuickBooks s’intègre difficilement aux CRM modernes, aux systèmes de paie, de gestion des stocks ou aux outils propres à certains secteurs. Il en résulte des données cloisonnées, des doubles saisies et des informations incohérentes entre les départements.

CONTRAINTES DE PERFORMANCE

À mesure que les données s’accumulent, QuickBooks peut devenir lent. Le système présente des limites en matière de volume de transactions, de taille de fichier et de nombre d’utilisateurs simultanés — autant de facteurs qui peuvent nuire aux opérations quotidiennes.

CHARGES DE TRAVAIL MANUELLES

Les équipes financières passent souvent plus de temps à corriger des erreurs et à maintenir des solutions de contournement qu’à analyser les données. Leur capacité à contribuer à la croissance et à la stratégie s’en trouve limitée.

DIFFICULTÉS LIÉES AU COMMERCE ÉLECTRONIQUE

QuickBooks ne prend pas en charge les flux de travail intégrés en commerce électronique. L’intégration de plateformes comme Shopify ou Amazon nécessite souvent des modules tiers ou des processus manuels, ce qui engendre des inefficacités et des doublons de données.

CONTRÔLES D’AUDIT INSUFFISANTS

QuickBooks ne propose ni flux d’approbation, ni piste d’audit, ni gestion des autorisations selon les rôles. Ces lacunes augmentent le risque d’erreurs, d’échecs d’audit ou de non-conformité — particulièrement lorsqu’il s’agit de répondre aux exigences des banques, des investisseurs ou des organismes de réglementation.

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LES RISQUES LIÉS À UNE UTILISATION PROLONGÉE DE QUICKBOOKS

QuickBooks convient souvent pendant un certain temps — surtout lorsque l’entreprise est de petite taille et que les processus sont relativement simples. Mais à mesure que l’organisation prend de l’expansion, les exigences en matière d’information financière, d’opérations et de reddition de comptes augmentent. Malheureusement, de nombreuses entreprises attendent trop longtemps avant d’effectuer la transition.

Au lieu de passer à une solution plus évolutive et intégrée, les équipes mettent souvent en place des solutions de contournement — en ajoutant davantage de feuilles de calcul, de tâches manuelles et d’outils déconnectés. Ce qui n’était au départ qu’un simple logiciel comptable devient alors un enchevêtrement de processus fragmentés, qui freinent les opérations et augmentent les risques.

Rester trop longtemps sur QuickBooks ne crée pas seulement des frictions pour le service des finances — cela peut avoir des répercussions sur toute l’organisation, de la prise de décision à la conformité, en passant par la croissance stratégique.

VOICI LES RISQUES LES PLUS COURANTS ASSOCIÉS À UNE UTILISATION PROLONGÉE DE QUICKBOOKS :

Prise de décision plus lente

Sans accès aux données en temps réel, les dirigeants doivent se fier à des rapports statiques, à des fichiers Excel transmis par courriel et à des mises à jour différées. Cela ralentit la prise de décision et nuit à la capacité de l’organisation à réagir rapidement aux changements ou à saisir les occasions.
Occasions de croissance manquées

Des capacités de rapport limitées rendent difficile l’analyse de la performance par département, emplacement ou produit. En l’absence de ces informations, il devient plus difficile d’identifier les tendances rentables, d’allouer les ressources efficacement ou de développer ses activités avec confiance.
Risque accru de non confirmité
QuickBooks ne dispose pas de contrôles internes avancés comme les flux d’approbation, les pistes d’audit ou les autorisations basées sur les rôles. À mesure que les exigences réglementaires augmentent, ces lacunes exposent davantage aux erreurs, aux modifications non autorisées et aux risques d’échec lors d’un audit.
Inneficacité et épuisement de l'équipe
Les processus manuels comme la saisie de données, les rapprochements et la production de rapports consomment du temps et de l’énergie. Au lieu de se concentrer sur des tâches stratégiques, les équipes financières passent leurs journées à réparer des fichiers Excel et à courir après les données.
Erreurs couteûses et problèmes d'intégrité des données
Des systèmes déconnectés et une dépendance excessive à Excel augmentent les risques de doublons, de problèmes de versions et d’incohérences dans les données. Ces problèmes entraînent souvent des erreurs financières ou des retards de production de rapports.
Perte de confiance des parties prenantes

Les investisseurs, les membres du conseil d’administration et les prêteurs s’attendent à des informations financières claires, cohérentes et livrées à temps. Lorsque QuickBooks n’est plus en mesure de les fournir, la confiance s’érode, ce qui complique l’obtention de financement ou l’établissement de partenariats stratégiques.

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DES SYMPTÔMES OPÉRATIONNELS AUX RISQUES STRATÉGIQUES

Les limites de QuickBooks ne se manifestent pas toujours d’un seul coup. Elles apparaissent souvent sous forme de symptômes quotidiens — tâches manuelles, visibilité réduite, dépendance à Excel — qui, avec le temps, se transforment en risques stratégiques plus graves. Cette carte illustre comment ces problèmes opérationnels peuvent nuire à la performance globale de l’organisation.

CARTE DES IMPACTS ORGANISATIONNELS

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De nombreuses entreprises commencent à envisager des solutions de rechange à QuickBooks lorsqu’apparaissent des difficultés opérationnelles — comme des problèmes de performance, des silos de données, des processus manuels ou un manque de visibilité.

Toutefois, passer à une solution de comptabilité infonuagique ne se résume pas à une simple mise à niveau logicielle. Il s’agit d’un changement fondamental dans la façon dont les équipes financières travaillent, collaborent et évoluent. Contrairement à QuickBooks, les plateformes conçues nativement pour le nuage offrent des fonctions essentielles à la croissance : automatisation, flexibilité et visibilité en temps réel.

Comprendre les différences entre QuickBooks (version bureau ou en ligne) et les plateformes modernes de comptabilité infonuagique est essentiel pour prendre une décision éclairée.

PRINCIPALES DIFFÉRENCES ENTRE QUICKBOOKS ET UNE SOLUTION DE COMPTABILITÉ INFONUAGIQUE

Fonctionnalité	QuickBooks (bureau/en ligne)	Solution de comptabilité infonuagique
Accès et mobilité	Accès limité sur poste ou en ligne	Accessible partout, sur tout appareil
Collaboration	Partage de fichiers ou mises à jour séquentielles	Collaboration en temps réel entre plusieurs utilisateurs
Mise à jour du système	Manuelles et parfois perturbatrices	Mises à jour automatiques et transparentes
Sauvegarde et récupération	Sauvegardes locales ou outils tiers	Sauvegarde en nuage sécurisées et redondantes
Sécurité	Dépend de la configuration locale et des bonnes pratiques	Chiffrement de niveau entreprise et contrôles renforcés
Intégration	Connecteurs de base ou solutions personnalisées	API ouvertes et intégrations natives
Rapports et analytique	Rapports de base, souvent préparés dans Excel	Tableaux de bord personnalisés avec données en temps réel
Automatisation	Limitée ou par traitement par lots	Flux de travail intégrés et automatisation intelligente
Extensibilité	Limites en nombres d'utilisateurs ou en volume de données	Conçue pour évoluer avec la complexité de l'entreprise

Bien que QuickBooks Online soit hébergé dans le nuage, il ne s’agit pas d’une véritable plateforme conçue nativement pour l’infonuagique. Il n’a pas été développé dès le départ pour répondre aux besoins des organisations modernes en croissance. Par conséquent, il repose encore largement sur le traitement par lots, les solutions de contournement manuelles et des intégrations limitées.

À l’inverse, les systèmes financiers infonuagiques de nouvelle génération sont conçus spécifiquement pour offrir une visibilité en temps réel, de l’automatisation et l’extensibilité nécessaire pour soutenir des opérations complexes.

POURQUOI C'EST IMPORTANT

QuickBooks s’appuie fréquemment sur des modules tiers ou des solutions de contournement dans Excel pour combler ses lacunes fonctionnelles. Bien que QuickBooks Online soit plus flexible que sa version de bureau, il ne propose toujours pas les flux de données en temps réel ni l’automatisation nécessaires pour soutenir des opérations financières modernes.

Les plateformes de comptabilité conçues nativement pour le nuage offrent :

Une visibilité continue sur la performance financière
Un accès sécurisé pour les équipes à distance ou hybrides
Des flux de travail rationalisés qui réduisent les tâches manuelles
Une intégration native avec les outils essentiels à l’entreprise
Une infrastructure évolutive pour accompagner la croissance

Plutôt que de devoir compenser les limites du système, la comptabilité infonuagique pose les bases d’une gestion financière connectée, efficace et guidée par les données.

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Une fois les limites de QuickBooks atteintes, il peut être difficile de déterminer la prochaine étape. Certaines organisations optent directement pour un système ERP, tandis que d’autres tirent davantage de bénéfices d’une solution moderne de gestion financière.

Ces deux options offrent beaucoup plus d’automatisation, de contrôle et de visibilité que QuickBooks, mais elles répondent à des niveaux de complexité opérationnelle différents. Le bon choix dépend du modèle d’affaires, de la trajectoire de croissance et des objectifs stratégiques de l’entreprise.

ERP VS SYSTÈME MODERNE DE GESTION FINANCIÈRE

Contrairement à QuickBooks, qui se concentre principalement sur la saisie des transactions et les rapports de base, les systèmes ERP et les plateformes financières modernes sont conçus pour soutenir une gestion opérationnelle élargie et appuyer la prise de décisions stratégiques. Ces solutions dépassent les seuls besoins du service des finances — elles forment la colonne vertébrale opérationnelle qui soutient la performance, la visibilité et la croissance de l’ensemble de l’organisation.

Fonctionnalité	Système ERP	Système financier moderne
Objectif principal	Opérations et finances de bout en bout	Processus financiers et production de rapports
Modules de base	Finances, inventaire, CRM, projets, chaîne d'approvisionnement, RH	Grand ivre, comptes fournisseurs/clients, rapport, consolidations, pistes d'audit
Portée du déploiement	À l'échelle de l'organisation, interfonctionnel	Centré sur le service des finances
Durée d'implantation	Plus longue, déploiement à l'échelle de l'entreprise	Plus courte, pilotée par le service des finances
Flux de travail personnalisés	Étendus, entre départements	Ciblés, configurables pour la finance
Idéal pour	Organisations complexes et multidépartements	Équipe cherchant un meilleur contrôle et plus de visibilité sans adopter une ERP complet

CHOISIR LA BONNE SOLUTION

Un système ERP peut être le bon choix si :

Les processus d’affaires impliquent plusieurs départements et nécessitent une coordination
L’organisation gère des stocks, de la production ou l’exécution de commandes
Il est nécessaire d’unifier les données et les flux de travail sur une seule plateforme
Les plans à long terme prévoient une expansion multientité ou multisite

Un système financier moderne peut être plus approprié si :

Les principaux défis concernent les rapports, les consolidations et la conformité
Il n’y a pas de besoin en gestion des stocks, CRM ou chaîne d’approvisionnement
L’objectif est un déploiement rapide avec un retour sur investissement ciblé
Un meilleur contrôle est recherché sans bouleverser l’ensemble de l’écosystème technologique

SIGNES QU'IL EST TEMPS DE PASSER À AUTRE CHOSE

Des difficultés persistantes comme un manque de visibilité, des consolidations manuelles ou des systèmes déconnectés peuvent indiquer que QuickBooks ne suffit plus. Ces irritants récurrents sont souvent le signe qu’il est temps d’envisager une plateforme financière mieux adaptée à la taille, à la complexité et aux objectifs actuels de l’organisation.

Une organisation pourrait être prête à passer de QuickBooks à une solution plus performante si elle :

Gère plusieurs entités ou des structures de propriété complexes
Consacre trop de temps aux consolidations manuelles
S’appuie fortement sur Excel pour la production de rapports
Dispose d’une visibilité limitée en temps réel sur la performance financière
Éprouve des difficultés à se préparer aux audits ou à répondre aux exigences réglementaires
Atteint les limites d’utilisateurs ou de volume de transactions dans QuickBooks
A du mal à intégrer les données entre les départements et les systèmes

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POURQUOI UNE MEILLEURE GESTION FINANCIÈRE COMMENCE DANS LE NUAGE

À mesure que les besoins opérationnels évoluent, les limites de QuickBooks deviennent plus évidentes — ce qui pousse les organisations à se tourner vers des systèmes financiers plus performants et connectés. À cette étape, deux types de solutions infonuagiques se présentent généralement : les logiciels de comptabilité en nuage et les systèmes ERP en nuage.

Logiciels de comptabilité en nuage

Ces plateformes vont au-delà des fonctionnalités de base de QuickBooks, sans la complexité d’un ERP complet. Elles offrent une automatisation plus poussée, des rapports améliorés, une meilleure extensibilité et un accès plus flexible — le tout dans une interface moderne et intuitive. Les solutions de comptabilité infonuagique sont idéales pour les organisations qui souhaitent davantage de contrôle et de visibilité, sans devoir revoir l’ensemble de leur infrastructure technologique.

Systèmes ERP en nuage

Les systèmes ERP en nuage intègrent les finances à d’autres fonctions clés — comme la gestion des stocks, des achats, des projets et de la relation client — dans une seule plateforme unifiée. Ils conviennent particulièrement aux organisations dont les opérations sont complexes et qui ont besoin de coordination interfonctionnelle et de données centralisées.

Choisir entre les deux

La bonne solution dépend de vos opérations, de vos besoins en matière de rapports et de vos objectifs de croissance.

Gérez-vous plusieurs entités, départements ou chaînes d’approvisionnement ?
Avez-vous besoin de contrôles avancés, de flux d’approbation ou de pistes d’audit ?
La visibilité en temps réel entre les équipes et les sites est-elle une priorité ?
Prévoyez-vous une expansion — nouveaux services, marchés ou modèles d’affaires ?

Dans certains cas, une plateforme de comptabilité en nuage offre toutes les fonctionnalités nécessaires, avec en prime la simplicité et un déploiement plus rapide. Dans d’autres, un ERP en nuage s’avère essentiel pour répondre à des besoins d’affaires plus larges et soutenir une croissance à long terme.

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COMMENT SAVOIR S'IL EST TEMPS DE PASSER À UN SYSTÈME PLUS ÉVOLUÉ

Dépasser les capacités de QuickBooks est souvent un processus graduel. De nombreuses organisations continuent à l’utiliser par habitude — même si la frustration grandit, que les processus deviennent de plus en plus manuels et que la production de rapports devient difficile à gérer. Plus le système reste en place longtemps, plus la transition devient complexe, surtout en présence de risques de non-conformité, de pressions liées aux audits ou d’une équipe financière débordée.

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Voici quelques signes courants qu’il est peut-être temps de passer à une solution plus évoluée :

Dépendance excessive à Excel pour combler les lacunes ou consolider les données
Temps considérable consacré à la saisie manuelle, aux rapprochements et aux solutions de contournement
Problèmes de performance ou limites du système, notamment en contexte multientité
Rapports rigides ou produits avec délai, nécessitant souvent une aide externe
Difficultés à se préparer aux audits ou à respecter les exigences de conformité, causant des retards dans la clôture financière
Plans de croissance futurs que le système actuel ne peut pas réellement soutenir

Retarder une mise à niveau peut entraîner des inefficacités opérationnelles, des délais dans la production des rapports et des occasions manquées en matière de financement ou d’expansion. Plutôt que de remplacer QuickBooks par un système qui offre simplement plus de la même chose, l’objectif devrait être d’adopter une solution capable de soutenir la prochaine phase de croissance — en offrant une meilleure extensibilité, une automatisation accrue et des informations stratégiques plus approfondies.

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COMMENT CHOISIR LA BONNE SOLUTION

Reconnaître que QuickBooks ne répond plus à vos besoins n’est qu’un point de départ. L’étape suivante consiste à trouver une plateforme de gestion financière ou un système ERP qui soutiendra vos objectifs — dès aujourd’hui et à mesure que votre organisation évolue.

Il ne s’agit pas simplement de remplacer un logiciel. Il s’agit de bâtir une base solide et évolutive pour soutenir votre prochaine phase de croissance.

Au lieu de chercher un outil qui reproduit vos processus actuels, choisissez une solution qui soutient ce que vous souhaitez accomplir par la suite. Le bon système doit simplifier les processus complexes, outiller vos équipes pour qu’elles agissent avec efficacité, et offrir à la direction la visibilité nécessaire afin de prendre des décisions plus rapides et plus éclairées.

CE QUE VOUS DEVRIEZ CHERCHER DANS VOTRE PROCHAINE SOLUTION

Extensibilité
Votre système doit évoluer avec vous — que vous ajoutiez des entités, des utilisateurs, des devises ou des sites.
Visibilité en temps réel

Des tableaux de bord dynamiques et des rapports multidimensionnels doivent vous offrir une vue unifiée de la performance à l’échelle de l’organisation.
Automatisation et efficacité

Recherchez des flux de travail intégrés qui réduisent les tâches manuelles (approbations, facturation, consolidations) et minimisent les erreurs.
Intégration avec vos outils existants

Votre système financier doit pouvoir se connecter facilement à vos autres plateformes — CRM, paie, commerce électronique, gestion des stocks, etc.
Conformité et contrôle

Assurez une gouvernance rigoureuse grâce à des pistes d’audit, des autorisations basées sur les rôles et des contrôles internes solides.
Adaptation à votre secteur

Choisissez une plateforme qui offre des configurations ou des modules adaptés à votre industrie (p. ex. : OBNL, services financiers, opérations multi-entités).

AVANT DE CHOISIR VOTRE PROCHAINE PLATEFORME, POSEZ-VOUS LES QUESTIONS SUIVANTES :

Quel est le véritable coût — en temps, en risques et en informations perdues — de rester sur QuickBooks ?
Est-ce que nos solutions de contournement actuelles nuisent à notre productivité ou à la précision des données ?
Avons-nous besoin d’un système ERP, ou une plateforme de gestion financière suffit-elle pour atteindre nos objectifs ?
Quelle visibilité avons-nous (ou pas) sur notre performance financière actuelle ?
Sommes-nous outillés pour gérer notre croissance future avec les outils dont nous disposons aujourd’hui ?

NE VOUS CONTENTEZ PAS DE REMPLACER QUICKBOOKS — REPENSEZ VOS FONDATIONS

Il ne s’agit pas simplement de changer de logiciel. Il s’agit de mettre en place une infrastructure adaptée pour soutenir l’avenir de votre organisation.

Évitez de choisir une solution qui ne fait que reproduire les limites de QuickBooks. Optez plutôt pour une plateforme alignée sur là où vous allez — et non sur là où vous étiez.

Le bon système simplifiera vos opérations, améliorera votre efficacité et donnera à votre équipe de direction les outils nécessaires pour prendre de meilleures décisions, plus rapidement.

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MIGRATION À PARTIR DE QUICKBOOKS

Passer de QuickBooks à un nouveau système financier peut sembler intimidant — surtout si vous l’utilisez depuis des années. Mais avec une bonne planification et le bon accompagnement, la migration peut être fluide, efficace et même porteuse de transformation.

Il ne s’agit pas simplement de transférer des données d’un outil à un autre. C’est l’occasion de repenser vos processus, de renforcer vos contrôles internes et de mettre en place une plateforme qui soutient réellement la façon dont votre organisation fonctionne aujourd’hui — et souhaite évoluer demain.

CE QU'IMPLIQUE UNE MIGRATION RÉUSSIE

Un processus de migration solide va bien au-delà du simple transfert de données. Il s’agit de poser les bases d’une meilleure performance, d’une visibilité accrue et d’une plus grande évolutivité.

Évaluation des besoins et analyse des écarts
Identifiez ce qui ne fonctionne plus — qu’il s’agisse de consolidations chronophages, de rapports inadéquats ou de systèmes déconnectés. Dressez un portrait clair de vos défis actuels et de vos besoins futurs.
Choix du système et planification
Choisissez une plateforme adaptée à votre modèle d’affaires, à vos objectifs de croissance et aux besoins de votre secteur. Élaborez une feuille de route précise avec des étapes clés, des responsabilités claires et un échéancier réaliste.
Préparation et nettoyage des données
Passez en revue votre plan comptable, vos transactions historiques, vos fiches clients/fournisseurs et vos structures analytiques. Des données propres et bien organisées assurent une transition plus fluide et une meilleure qualité de rapports dès le départ.
Configuration et migration
Adaptez le nouveau système à vos flux de travail, aux rôles des utilisateurs et à vos besoins en matière de rapports. Ne migrez que les données exactes, pertinentes et utiles.
Tests et validation
Effectuez des transactions et des rapports tests pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Impliquez les utilisateurs clés dans le processus de validation afin de renforcer la confiance avant le lancement officiel.
Formation et gestion du changement
Accompagnez votre équipe tout au long de la transition. Offrez une formation adaptée à ses besoins, répondez rapidement aux questions et favorisez l’adoption pour éviter les ralentissements ou la résistance.
Lancement et optimisation post-déploiement
Lancez le système avec l’appui d’experts. Surveillez son utilisation, ajustez les processus et planifiez une amélioration continue en fonction de l’évolution de vos besoins.

LES ERREURS À ÉVITER LORS D'UNE MIGRATION

Évitez ces erreurs courantes :

Tenter de reproduire QuickBooks au lieu d’optimiser le nouveau système
Importer des données désorganisées ou incomplètes
Négliger la formation et la gestion du changement
Choisir une plateforme qui ne peut pas suivre votre croissance
Sous-estimer les besoins en intégration ou en production de rapports

Bonne nouvelle : ces pièges peuvent être évités — surtout si vous vous entourez d’experts qui comprennent d’où vous partez… et où vous souhaitez aller.

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INDUSTRIES

Bien que QuickBooks puisse suffire aux premières étapes de la croissance, de nombreuses organisations atteignent un point où ses limites nuisent à l’efficacité opérationnelle, à la conformité ou à la prise de décisions stratégiques. À ce stade, adopter un logiciel de gestion financière en nuage ou un système ERP permet de reprendre le contrôle, d’améliorer la visibilité et de croître en toute confiance.

Voici quelques industries qui tirent le plus de bénéfices d’une mise à niveau :

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Organismes à but non lucratif

Les OBNL doivent souvent gérer des structures de fonds complexes, produire des rapports de subvention et respecter des exigences de conformité strictes. QuickBooks peine à offrir la transparence, la traçabilité et l’automatisation nécessaires à une gestion efficace. Une solution plus avancée permet d’améliorer le suivi des fonds, d’automatiser les rapports aux donateurs et de répondre facilement aux normes canadiennes comme les NCOSBL, les NCECF ou, dans certains cas, les IFRS.

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SERVICES FINANCIERS

À mesure que les entreprises du secteur financier prennent de l’expansion, elles font face à une complexité croissante, à des exigences réglementaires accrues et à une demande plus forte en matière de rapports. QuickBooks montre rapidement ses limites en matière de consolidation multientité, de préparation aux audits et de modélisation de scénarios. Des systèmes plus avancés offrent des contrôles automatisés, un accès sécurisé et des rapports flexibles pour soutenir la croissance et la gouvernance.

5 signes que votre logiciel comptable est dépassé

Services professionnels

Pour les firmes qui gèrent des projets, du temps facturable et des dépenses par client, QuickBooks manque d’automatisation et de fonctionnalités de rapports précises. Une plateforme plus robuste facilite le suivi du temps, améliore les prévisions et accélère la facturation — tout en offrant une visibilité en temps réel sur l’utilisation des ressources et la rentabilité.

FABRICATION

Les fabricants doivent connecter les finances à la production, aux matières premières et à la main-d’œuvre pour rester rentables. QuickBooks isole souvent ces processus ou dépend de feuilles de calcul. Une solution évoluée fournit une visibilité sur le coût des produits vendus (CPV), les coûts par projet et le suivi des écarts budgétaires, permettant un meilleur contrôle des marges et des ressources.

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Entreprises de distribution et commerce de gros

Les entreprises qui gèrent des stocks, des fournisseurs ou plusieurs entrepôts ont besoin d’une visibilité en temps réel et d’une intégration étroite entre les fonctions. QuickBooks nécessite souvent des solutions manuelles qui nuisent à l’efficacité et à la précision. Un système moderne facilite la planification de la demande, les processus d’approvisionnement et le contrôle des stocks — tout en réduisant les erreurs et les retards.

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COMMENT SAVOIR SI QUICKBOOKS NE RÉPOND PLUS À NOS BESOINS ?

Des signes fréquents incluent une dépendance excessive à Excel, des difficultés à gérer plusieurs entités, un manque de visibilité sur la performance et des rapports produits manuellement. Si votre équipe passe plus de temps à corriger des données qu’à les analyser, il est peut-être temps de changer.

EST-CE QUE QUICKBOOKS CONVIENT ENCORE AUX STARTUPS OU AUX TRÈS PETITES ENTREPRISES ?

Oui. QuickBooks demeure un excellent outil pour les entreprises en démarrage ayant des besoins simples. Mais à mesure que les opérations gagnent en complexité — que ce soit en raison de la gestion de plusieurs entités, de départements distincts ou d’exigences accrues en matière de conformité — QuickBooks devient souvent une contrainte plutôt qu’une solution.

EST-CE QUE QUICKBOOKS PEUT S’ADAPTER À UNE ENTREPRISE EN CROISSANCE ?

Difficilement. QuickBooks présente des limites en matière d’accès multiutilisateur, de souplesse des rapports, de gestion multientité et d’automatisation. Ces lacunes peuvent ralentir la performance et la prise de décisions à mesure que l’entreprise grandit.

QUELLE EST LA DIFFÉRENCE ENTRE QUICKBOOKS ET UN SYSTÈME ERP ?

Un système ERP couvre bien plus que la comptabilité. Il regroupe les fonctions clés de l’entreprise — comme les finances, les stocks, la production, les commandes, les achats et le CRM — dans une seule plateforme intégrée. Contrairement à QuickBooks, qui se concentre sur les transactions de base, un ERP offre une vue d’ensemble des opérations, facilite la coordination entre les départements et soutient la croissance à grande échelle.

QUELLE EST LA DIFFÉRENCE ENTRE QUICKBOOKS ET UN SYSTÈME FINANCIER MODERNE ?

Les systèmes modernes vont au-delà de la tenue de livres. Ils offrent des rapports en temps réel, des flux de travail automatisés, une gestion multientité et des contrôles internes robustes — le tout sur une plateforme infonuagique conçue pour l’extensibilité et l’intégration.

AI-JE BESOIN D’UN SYSTÈME ERP OU D’UN MEILLEUR LOGICIEL FINANCIER ?

Cela dépend. Si vous devez gérer des stocks, de la production ou un CRM, un système ERP pourrait être plus approprié. Mais si vos besoins sont principalement financiers — budgétisation, consolidations, rapports — une plateforme financière moderne peut offrir plus de souplesse avec moins de complexité.

UN SYSTÈME INFONUAGIQUE EST-IL MIEUX QUE QUICKBOOKS ?

Oui — surtout pour les équipes en croissance. Les systèmes infonuagiques offrent un accès sécurisé en tout temps, une collaboration en temps réel et des mises à jour automatiques. Ils éliminent bon nombre des limites de QuickBooks Desktop et réduisent la dépendance aux fichiers exportés.

QUELS TYPES D’INTÉGRATION OFFRE UN SYSTÈME FINANCIER MODERNE ?

La plupart des plateformes infonuagiques offrent des API ouvertes et des connecteurs intégrés pour les CRM, la paie, les stocks, les campagnes de financement, le commerce électronique et plus encore. Cela permet un échange fluide des données et moins de tâches manuelles entre les départements.

POUVONS-NOUS CONTINUER À TRAVAILLER AVEC NOTRE COMPTABLE OU TENUE DE LIVRES EXTERNE ?

Absolument. La plupart des systèmes modernes offrent un accès sécurisé basé sur les rôles pour les collaborateurs externes. Votre comptable peut se connecter directement, accéder aux bonnes données et travailler efficacement sans avoir recours à des fichiers exportés ou des échanges par courriel.

NOTRE ÉQUIPE AURA-T-ELLE BESOIN D’UNE FORMATION IMPORTANTE ?

Les plateformes modernes sont conçues pour être intuitives. Grâce à un accompagnement à l’embarquement, des tableaux de bord adaptés aux rôles et une assistance contextuelle, la prise en main est rapide. La formation demeure essentielle — mais elle est ciblée, pratique et adaptée aux processus réels.

COMBIEN COÛTE LE REMPLACEMENT DE QUICKBOOKS PAR UNE SOLUTION MODERNE ?

Les coûts varient selon la plateforme, le nombre d’utilisateurs et la portée du déploiement. Bien que les solutions infonuagiques aient souvent un coût initial ou mensuel plus élevé que QuickBooks, elles offrent un excellent retour sur investissement grâce aux gains de temps, à l’amélioration de la précision et à une meilleure prise de décision.

COMBIEN DE TEMPS DURE UNE MIGRATION À PARTIR DE QUICKBOOKS ?

La plupart des migrations prennent de 6 à 12 semaines, selon la complexité des données et le niveau de préparation de l’équipe. Avec une bonne planification et un accompagnement d’experts, la transition peut se faire en douceur, avec un minimum d’interruptions.

EST-IL POSSIBLE DE NE MIGRER QU’UNE PARTIE DE NOS DONNÉES DE QUICKBOOKS ?

Oui. Plusieurs organisations choisissent de ne migrer que les données de l’année en cours, les fiches maîtres essentielles ou les soldes résumés. Cela réduit la complexité et le volume de données tout en conservant l’historique complet à des fins de vérification ou de référence.

ALLONS-NOUS PERDRE DES DONNÉES HISTORIQUES LORS DE LA MIGRATION ?

Non. Avec un processus de migration bien structuré, les données historiques clés — fournisseurs, clients, transactions, soldes — peuvent être préservées et intégrées au nouveau système pour assurer la continuité des rapports et le respect des exigences de conformité.

POUVONS-NOUS CONTINUER À UTILISER QUICKBOOKS DURANT LA TRANSITION ?

Temporairement, oui. Mais utiliser deux systèmes à long terme crée souvent de la confusion, du travail en double et des incohérences de données. L’objectif devrait être de passer entièrement à la nouvelle plateforme dès qu’elle est opérationnelle.

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CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE MAINTENANT

Explorez des solutions adaptées à votre modèle d’affaires et à vos objectifs futurs
Comparez les fonctionnalités pour cerner ce qui compte vraiment pour réussir à long terme
Évaluez votre niveau de préparation à l’aide d’outils structurés et de conseils d’experts
Planifiez votre migration avec clarté, confiance et échéanciers réalistes

Vous n’avez pas à traverser cette transition seul. Que vous vous orientiez vers une plateforme financière infonuagique ou vers un système ERP complet, le bon accompagnement vous aidera à prendre des décisions éclairées et à bâtir une base solide pour l’avenir.

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