Comment les sociétés de gestion de placements peuvent accélérer leur clôture mensuelle grâce à la comptabilité multi-entités
C’est le troisième jour ouvrable suivant la fin du mois dans une société de gestion de placements. Le contrôleur a déjà clôturé les livres de la société de gestion, mais un problème subsiste : la créance sur le Fonds II ne correspond pas au montant que celui-ci reconnaît devoir.
L’écart est minime, mais personne ne peut encore l’expliquer.
Ce type de situation illustre toute l’importance de la comptabilité multi-entités dans les services financiers. Chaque fonds, société de gestion ou entité de détention tient sa propre comptabilité, mais la clôture ne peut être achevée que lorsque les soldes entre les entités concordent.
Dans ces entreprises, ce n’est généralement pas la tenue des livres d’une entité en particulier qui retarde la clôture, mais la coordination entre les entités. C’est donc là qu’il est possible de gagner le plus de temps.
Comment fonctionne la comptabilité multi-entités dans une société de gestion de placement
La structure d’un gestionnaire de placements comprend généralement une société de gestion qui emploie l’équipe et perçoit des honoraires, une entité agissant à titre de commandité, plusieurs fonds et, parfois, un véhicule de co-investissement.
Chacune constitue une entité juridique distincte et possède son propre bilan. Bon nombre d’entre elles ont aussi leurs propres investisseurs et comptes bancaires, ainsi que leur propre devise.
La société de gestion et les fonds remplissent par ailleurs des fonctions différentes.
La société de gestion verse les salaires, paie le loyer et règle la plupart des factures fournisseurs, puis facture des honoraires aux fonds. Les fonds détiennent les placements et n’assument que les frais autorisés par leurs documents constitutifs.
Il en va autrement des bureaux et des stratégies de placement. Il est généralement plus simple de suivre un bureau à Montréal ou une stratégie de crédit à l’aide d’une dimension dans une comptabilité commune, sauf si des obligations de déclaration distinctes s’appliquent sur le plan juridique ou fiscal.
Chaque entité supplémentaire a donc ses propres livres à clôturer et ses soldes à rapprocher. Notre webinaire sur les consolidations multi-entités et multidevises explique comment mettre en place cette structure.
Les causes des écarts entre les soldes intersociétés
Une même opération est comptabilisée séparément dans chaque entité
Lorsque la société de gestion paie une prime d'assurance qui la couvre ainsi que deux fonds, la somme due par chaque fonds est inscrite dans deux comptabilités différentes. La société de gestion comptabilise une somme à recevoir, et chaque fonds, une somme à payer.
Si deux personnes passent ces écritures chacune de leur côté, avec un décalage dans le temps ou dans des systèmes séparés, les soldes finissent par ne plus concorder.
Les opérations sont comptabilisées à des périodes différentes
Le Fonds II comptabilise sa part le mois suivant, une fois que son équipe a reçu la facture.
À la fin du mois, la société de gestion affiche donc une somme à recevoir, alors que le Fonds II n’a pas encore inscrit la somme à payer correspondante. Il faut expliquer cet écart avant de pouvoir poursuivre la clôture.
Les taux de change utilisés diffèrent
Si la société de gestion produit ses rapports en dollars canadiens et les fonds, en dollars américains, chaque entité peut convertir le même montant à un taux différent.
Aucune des deux équipes n’a commis d’erreur. Prise isolément, chaque écriture est correcte, mais les soldes ne concordent pas pour autant.
Comment répartir les frais communs entre les fonds ?
Les frais communs, comme les primes d’assurance, les honoraires juridiques ou les frais de transaction, doivent être répartis entre la société de gestion et plusieurs fonds.
Cette répartition doit respecter les documents constitutifs du fonds et s’effectuer selon une politique écrite de répartition des frais. Ces documents précisent quels frais peuvent être imputés au fonds et lesquels doivent rester à la charge du gestionnaire.
Les investisseurs peuvent légitimement demander comment leur part a été calculée. Cette exigence de transparence fait partie des attentes croissantes en matière de reporting financier en capital‑investissement.
En pratique, le problème est que ces calculs sont souvent refaits à la main chaque mois.
Lorsqu'un nouveau fonds est créé ou que les modalités d'un fonds changent, un ancien pourcentage peut continuer d’être utilisé trop longtemps dans le fichier de calcul.
Consigner la base de calcul de chaque répartition directement dans l’écriture comptable accélère la vérification mensuelle et fournit aux auditeurs les justifications nécessaires sans qu’ils aient à les demander. Les bureaux familiaux sont confrontés au même problème de répartition, comme l’explique notre article sur la consolidation multi-entités pour les bureaux familiaux.
Comment accélérer la clôture mensuelle grâce à la comptabilité multi-entités
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Comptabiliser les sommes à recevoir et à payer en une seule saisie
Lorsqu’une seule écriture de journal génère la somme à recevoir et la somme à payer correspondante, la concordance des deux montants est assurée dès la saisie.
Dans Sage Intacct, par exemple, le paramétrage des correspondances entre les comptes intersociétés permet de générer automatiquement les écritures de contrepartie pour les sommes à payer et à recevoir lorsqu’une opération concerne plusieurs entités. -
Rapprocher les soldes avant la clôture de la période
Fixer une date limite pour les opérations intersociétés quelques jours avant la fin du mois laisse à chaque entité le temps de confirmer les sommes qu’elle doit avant la clôture de la période. -
Utiliser une même table de taux de change pour toutes les entités
Une source commune de taux de change élimine les écarts sans lien avec l’opération elle-même. -
Automatiser les éliminations
Une fois les correspondances entre les comptes intersociétés établies, le système peut éliminer automatiquement les soldes réciproques lors de la consolidation mensuelle. Il n’est alors plus nécessaire de recréer les écritures d’élimination dans un tableur.
Le choix des fonds à inclure dans les états financiers consolidés relève toutefois d’une décision comptable distincte, à prendre avec vos auditeurs avant de procéder au paramétrage du système.
Notre article sur la gestion financière en nuage dans le capital‑investissement présente les autres fonctionnalités à privilégier pour ce type de structure.
Pour découvrir les pratiques communes aux entreprises qui clôturent leurs comptes plus rapidement, consultez le rapport d’Aberdeen sur l’amélioration de la clôture financière.
La comptabilité multi-entités : une question de coordination
Même lorsque les livres de chaque entité sont exacts, la clôture du groupe peut prendre du retard.
Le véritable frein n’est pas le nombre d’entités. C’est le nombre de fois qu’il faut saisir, rapprocher et expliquer les mêmes données d’une entité à l’autre.
Foire aux questions
La comptabilité multi-entités remplace-t-elle un logiciel de comptabilité de fonds ?
Généralement, non. Un système de comptabilité multi-entités permet de tenir les livres de chaque entité, de comptabiliser les opérations intersociétés et de produire des rapports consolidés. Les comptes de capital des investisseurs restent généralement gérés dans des systèmes spécialisés qui y sont connectés.
À quelle fréquence faut-il rapprocher les soldes intersociétés ?
Au moins une fois par mois, avant le début de la clôture du groupe. Les entités qui effectuent fréquemment des opérations intersociétés ont avantage à vérifier leurs soldes chaque semaine pour repérer les écarts pendant qu’ils sont encore faciles à expliquer.
Faut-il créer une entité distincte pour chaque bureau ou stratégie de placement ?
Pas nécessairement. La création d’une entité distincte se justifie lorsqu’il existe des obligations juridiques, fiscales ou de déclaration qui lui sont propres. Sinon, un suivi par dimension dans une comptabilité commune permet de simplifier la clôture.
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