Automatisation financière : 4 processus à automatiser en premier dans les firmes de services financiers
Dans les firmes de services financiers, quatre processus peuvent prendre trop de temps : le traitement des factures fournisseurs, les rapprochements bancaires, la comptabilisation des charges à payer en fin de mois et la répartition mensuelle des frais généraux communs entre les entités.
Tout le monde s’entend sur la nécessité d’automatiser ces processus, mais personne ne s’entend sur celui à prioriser.
C’est précisément le défi que pose l’automatisation financière à la plupart des firmes de services financiers. Ces quatre processus peuvent être automatisés, mais un mauvais choix de départ peut entraîner la répétition d’une petite erreur à chaque période.
Le réflexe habituel est de commencer par les tâches qui font perdre le plus de temps. Dans le secteur des services financiers, il vaut mieux privilégier celles où les erreurs ont le plus de chances d’être détectées.
Automatisation financière : par où commencer ?
Un processus se prête à l’automatisation lorsqu’il répond à quatre critères.
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Il se répète souvent
Les tâches réalisées chaque jour ou chaque semaine offrent un volume suffisant pour générer rapidement des gains d’efficacité. Leur caractère répétitif permet également de repérer les problèmes sans tarder. -
Les règles peuvent être clairement définies
Si l’équipe est capable d’expliquer clairement les principes qui régissent chaque décision, par exemple, qui approuve quoi et à qui attribuer chaque dépense, le système pourra appliquer ces règles de manière cohérente. -
Les erreurs sont détectées avant tout paiement ou toute transmission externe
Le traitement automatisé doit être suivi d’une vérification ou d’une approbation avant tout paiement, tout envoi d’un rapport aux investisseurs ou toute transmission de documents aux autorités réglementaires. -
Les données sont fiables et le processus a un responsable désigné
Les codes des fournisseurs, des entités et des fonds doivent être exacts. Une personne doit également être désignée comme responsable du processus une fois l’automatisation mise en place. Lorsqu’un système complique l’application de règles pourtant simples, c’est l’un des signes que votre système comptable ne répond plus à vos besoins.
L’ordre qui convient à la plupart des firmes
Commencer par les comptes fournisseurs
Les factures fournisseurs arrivent en continu. Leur traitement suit des règles d’approbation déjà établies par la firme et comprend une étape d’autorisation des paiements qui permet de bloquer un paiement en cas d’erreur.
Dans les services financiers, il est plus important d’acheminer les factures aux bons responsables que de les rapprocher des bons de commande.
Les factures de services juridiques, d’audit et d’administration ne sont souvent associées à aucun bon de commande. Les règles doivent donc surtout préciser à quelle entité ou à quel fonds imputer chaque facture et qui est autorisé à l’approuver.
Tout changement aux coordonnées bancaires d’un fournisseur doit faire l’objet d’un contrôle distinct. Pour confirmer la modification, il faut communiquer avec le fournisseur en utilisant les coordonnées déjà au dossier, jamais celles fournies dans la demande de modification.
Les bureaux familiaux commencent souvent eux aussi par les comptes fournisseurs et les écritures comptables courantes, comme nous l’expliquons dans notre article sur Sage Intacct pour les bureaux familiaux.
Poursuivre avec le rapprochement des opérations bancaires
Les règles de rapprochement permettent d’associer automatiquement les opérations courantes selon leur montant, leur date et leur référence. Seules les exceptions restent à vérifier par une personne désignée.
Ces règles constituent donc elles-mêmes un mécanisme de contrôle. Dans Sage Intacct, toute modification d’une règle de rapprochement s’applique aux transactions futures. Elle doit donc être approuvée et consignée, comme toute modification apportée à un autre mécanisme de contrôle.
Automatiser ensuite les écritures récurrentes
Les écritures liées aux charges à payer et aux charges payées d’avance suivent des règles stables et se vérifient facilement en les comparant à celles de la période précédente. Leur automatisation constitue donc une troisième étape logique.
Terminer par la répartition des charges
Une règle de répartition peut être logique en soi tout en étant incorrecte. L’erreur peut alors passer inaperçue aux étapes suivantes du traitement.
L’automatisation permet d’exécuter efficacement les répartitions, à condition que les règles soient documentées, approuvées et revues chaque fois qu’une entité est ajoutée.
Un ordre différent pour les banques et les assureurs
Dans les secteurs réglementés, ces quatre critères peuvent faire ressortir d’autres priorités.
Les banques commencent souvent par les comptes provisoires
Les comptes d’attente et les comptes provisoires doivent être soldés rapidement et vérifiés régulièrement.
Le rapprochement de ces comptes est fréquent, encadré par des règles et facile à vérifier. Il passe donc avant les factures fournisseurs dans de nombreuses banques.
Les assureurs commencent souvent par les comptes des agents et des courtiers
Chez les assureurs, les soldes des comptes d’agents et de courtiers posent problème lorsque des écarts restent non résolus pendant des mois.
Le rapprochement de ces soldes et les écritures récurrentes de commissions deviennent donc prioritaires. Les factures fournisseurs liées aux réclamations viennent ensuite, une fois les seuils d’approbation définis.
Quelle place pour l’IA dans l’automatisation financière ?
L’intelligence artificielle (IA) est surtout utile au début et à la fin d’un processus, notamment pour lire les factures, proposer leur imputation comptable et signaler les transactions qui semblent inhabituelles.
Dans Sage Intacct, par exemple, la fonctionnalité AP Automation peut enregistrer les factures reçues en mode brouillon et signaler les anomalies, comme des montants inhabituels ou des adresses courriel de fournisseurs non reconnues. Ces alertes sont fournies à titre informatif et n’empêchent pas la comptabilisation. Une personne doit donc les examiner.
L’IA doit appuyer l’étape d’approbation, sans la remplacer, comme nous l’expliquons aussi dans notre article sur l’automatisation des flux de travail par l’IA.
Les contrôles doivent guider l’automatisation financière
Les vérifications et les approbations servent à détecter les erreurs avant tout paiement ou toute transmission externe. L’efficacité de ces contrôles doit guider l’ordre d’automatisation : commencer par les processus dont les règles sont claires, puis élargir la démarche selon les besoins et les priorités de la firme.
Pour les tâches qui nécessitent un jugement professionnel, comme les estimations comptables, l’automatisation peut recueillir et préparer l’information, mais les décisions devraient généralement rester confiées à des personnes.
L’objectif n’est pas d’automatiser le plus d’étapes possible. Il s’agit d’accélérer chaque processus tout en veillant à ce qu’il reste facile à vérifier et à expliquer.
Foire aux questions
Quelles tâches financières devraient rester manuelles ?
Les tâches qui nécessitent un jugement professionnel devraient généralement rester manuelles : estimations comptables, choix des paramètres d’évaluation, dispenses de frais et traitement des factures contestées. L’automatisation peut toutefois recueillir et préparer l’information nécessaire à ce travail.
L’automatisation financière nuit-elle à la séparation des tâches ?
Non, si le système fait respecter cette séparation. Les flux de travail peuvent empêcher une même personne de créer une fiche fournisseur et d’approuver les paiements associés, ou de créer une règle et d’en approuver les modifications. Les droits d’accès des utilisateurs devraient également être revus régulièrement.
Comment savoir si une automatisation financière est efficace ?
Avant de commencer, établissez une base de comparaison en relevant le temps de traitement, le nombre d’exceptions et le nombre de corrections manuelles effectuées chaque mois. Après le projet pilote, comparez ces mêmes indicateurs pour déterminer si le processus s’est amélioré ou si la charge de travail a simplement été transférée à une autre étape ou à une autre équipe.
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