La visibilité des stocks en temps réel est désormais monnaie courante dans le secteur de la distribution en gros. La véritable question, celle qui distingue les distributeurs en croissance de ceux qui stagnent, est de savoir ce que l’organisation fait de cette visibilité. Plus précisément, il s’agit de déterminer ce que l’équipe de vente peut promettre aux clients en toute confiance et si les opérations sont en mesure de respecter cet engagement. La disponibilité à la vente (ATP) est une discipline à l’échelle de l’entreprise qui relie la précision des stocks, les délais d’approvisionnement, les opérations d’entrepôt et les finances.
Les distributeurs d’aujourd’hui doivent composer avec des attentes clients toujours plus élevées, des perturbations de la chaîne d’approvisionnement et une pression constante sur les marges, qui se répercutent à la fois sur les coûts liés aux stocks et sur les délais de livraison. Dans ce contexte, notre approche SAP Business One pour la distribution en gros résume bien l’enjeu : être en mesure de livrer le bon produit, au bon endroit et au bon moment, tout en rationalisant les opérations pour réduire les coûts.
La disponibilité à la vente perd toute sa valeur dès que les quantités en stock sont inexactes. Pour prendre des engagements fiables, il faut disposer d’une vue complète et en temps réel des stocks dans l’ensemble des entrepôts, notamment du statut et de l’emplacement des produits, des unités de mesure ainsi que des numéros de lot et de série. Pour les dirigeants d’entreprises de distribution, ce niveau de détail des données constitue le fondement de la disponibilité à la vente.
Une quantité physiquement en stock, mais bloquée pour des raisons de qualité, soumise à des restrictions de lot ou entreposée au mauvais endroit, ne peut pas être considérée comme disponible à la vente. Des dénombrements périodiques rigoureux, une gestion précise des emplacements et des processus de réception des marchandises bien maîtrisés permettent de transformer les données d’inventaire, parfois approximatives, en données suffisamment fiables pour soutenir de véritables engagements de livraison.
Pour évaluer où en est votre entreprise, notre guide Comprendre l'importance du contrôle des stocks propose une liste de contrôle et 11 pratiques adaptées aux PME de distribution.
Une fois les données d’inventaire fiables, la disponibilité à la vente dépend ensuite de la capacité de l’ensemble de l’organisation à soutenir les engagements pris envers les clients. Cela commence par l’approvisionnement. Une gestion mature de l’ATP ne tient pas seulement compte de ce qui est déjà en stock, mais aussi des marchandises dont l’arrivée est prévue avec suffisamment de certitude. Lorsque les plans d’achat reposent sur les prévisions de ventes, l’historique de la demande, les délais des fournisseurs et les bons de commande confirmés, l’équipe de vente peut s’engager avec davantage d’assurance en fonction des approvisionnements prévus. Sans cette discipline, chaque engagement de livraison pris pour une date ultérieure devient un pari, et les coûts engagés pour accélérer l’approvisionnement peuvent gruger la marge que la commande était censée générer.
C’est dans l’entrepôt que tout se joue, car c’est là que l’engagement pris au moment de la commande sera respecté ou non. La préparation et l’emballage des commandes, l’emplacement des produits, la lecture des codes-barres et l’expédition détermineront si l’engagement enregistré dans le système se concrétisera par une livraison. Pour les distributeurs de taille moyenne, la gestion avancée des entrepôts, la lecture des codes-barres et la gestion des itinéraires doivent être considérées comme des composantes essentielles de la disponibilité à la vente, et non comme de simples fonctionnalités opérationnelles. Chaque lecture de code-barres effectuée en temps réel améliore la fiabilité du prochain engagement de livraison.
L’aspect financier s’inscrit dans la même logique. La disponibilité à la vente ne vise pas à promettre plus rapidement, mais à prendre des engagements de livraison qui demeurent rentables. L’analyse des coûts en temps réel, la rotation des stocks, le cycle de traitement des commandes, la précision des prévisions, la tarification propre à chaque client, les remises, les droits de douane et les coûts de transport déterminent tous si un engagement de livraison permet de préserver la marge. Les distributeurs qui analysent leurs niveaux de service en fonction des marges peuvent mieux décider où maintenir des stocks de sécurité, quand proposer des délais plus longs et dans quels cas une livraison plus rapide vaut le coût supplémentaire.
C’est lorsqu’elle devient visible aux clients que la disponibilité à la vente est véritablement mise à l’épreuve. Une fois la discipline bien maîtrisée à l’interne, elle peut devenir un avantage concurrentiel à l’externe. Les outils libre-service permettent aux clients et aux fournisseurs de vérifier la disponibilité des produits et de passer eux-mêmes leurs commandes en ligne. L’intégration du commerce électronique permet ensuite de transmettre automatiquement les commandes et les paiements au système ERP, sans intervention manuelle, et d’en informer les clients au moment de l’expédition.
C’est pourquoi les quantités disponibles à la vente ne devraient être rendues visibles aux clients qu’une fois la discipline solidement établie à l’interne. Nos clients du secteur en constatent les effets concrets : un grossiste a indiqué que la centralisation des stocks avait amélioré la collaboration entre les succursales et accéléré la saisie des commandes, tandis qu’un autre a constaté qu’un traitement plus rapide des commandes lui permettait de répondre plus rapidement aux demandes des clients. Rendre la disponibilité visible aux clients constitue l’ultime test de maturité de l’ATP, puisqu’il n’y a alors plus d’intervention humaine entre les données du système et la promesse faite au client.
La fiabilité des engagements de livraison est un indicateur qui mérite sa place dans le tableau de bord de la direction. Un distributeur peut afficher une précision de 98 % dans ses dénombrements périodiques et malgré tout manquer ses dates de livraison si les délais d’approvisionnement et les opérations d’entrepôt ne sont pas intégrés à la prise de commande. Mesurer le pourcentage de commandes livrées à la date initialement promise, plutôt qu’à une date renégociée par la suite, permet de repérer les maillons faibles du processus de disponibilité à la vente. La plupart des entreprises de taille moyenne n’ont jamais mesuré cet indicateur, et le premier résultat est souvent suffisamment révélateur pour justifier les investissements nécessaires dans la qualité des données.
La maturité de l’ATP amène naturellement à revoir la rémunération des équipes de vente. Lorsque les données de disponibilité sont suffisamment fiables pour servir de base aux engagements de livraison, les représentants peuvent s’appuyer sur des données concrètes plutôt que sur leurs propres estimations, qu’il s’agisse d’allonger les délais par précaution ou de promettre davantage que ce que l’entreprise peut réellement livrer. Cette fiabilité contribue également à limiter l’érosion invisible des marges causée par les coûts liés aux livraisons accélérées et aux concessions accordées aux clients. Les gestionnaires de programme ERP doivent s’attendre à ce qu’un déploiement réussi de l’ATP soulève une question importante : les représentants sont-ils récompensés pour les engagements qu’ils prennent ou pour ce que l’entreprise livre de façon rentable ? Impliquer la direction des ventes dès le début du projet permet de s’assurer que les engagements pris au moment des soumissions respectent réellement les règles de disponibilité à la vente.
Rendre la disponibilité visible aux clients est une décision difficilement réversible, d’où l’importance de bien choisir le moment. Une fois que les clients peuvent consulter les stocks et passer leurs commandes au moyen d’outils libre-service intégrés à l’ERP, toute faiblesse dans les données internes devient visible à l’externe et peut avoir des conséquences commerciales directes. Revenir en arrière en retirant cette visibilité risquerait d’être perçu comme un recul. L’expérience de nos clients en distribution de gros met en lumière une démarche progressive qui mérite d’être reproduite : ne rendre les disponibilités visibles aux clients qu’après avoir démontré à l’interne que l’organisation est en mesure de respecter ses engagements.
Avant de promettre, mesurez
La disponibilité à la vente repose d'abord sur des données de stock fiables. Notre guide vous aide à déterminer si votre système de contrôle des stocks est à la hauteur, et par où commencer si ce n'est pas le cas.
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Traduction adaptée d’un article original rédigé par Radhika Ojha, directrice de contenu chez SAPinsider, une plateforme de référence destinée aux professionnels métiers et technologiques utilisant SAP. L’article original est disponible en anglais sur SAPinsider.